今日も不毛な会議が始まった…早く帰りたい
何のための会議か、設定すること！
無駄のない会議への第一歩は、なんのための会議か、その目的をはっきりさせることです。
突如発生した問題の解決方法についてなのか、慢性的な収入減の問題なのか…。
しかし、そういったこと以前に、会議の役割そのものについて考える必要があります。
会議には、主に、情報共有・意見交換・意思決定という三つの役割があります。
まず、情報共有とは、会議メンバー全員で共有しておくべき必須事項を伝達・報告することです。
意見交換とは、何らかの案件について、メンバーからアイディアを提出してもらうことです。
そして、意思決定とは、メンバー全員の動向を、ある目標に向けて決定づけることです。
このうち、最も重要なのは、意思決定です。
意見交換から意思決定へ、という流れが、一つの会議の中でばっちり決まれば、言うことはありません。
そして、そのようなスムーズな意思決定のために、目的の明確化は必要不可欠です。
会議の事前準備をすること！
以上の三つの役割のうち、最も優先度が低いのは、情報共有です。
最低限、共有すべき情報はありますし、そもそも情報が無ければ何事も始まらない、というのは、至極もっとも。
しかし、情報を共有しているのは大前提ではないでしょうか。
会議に先立って情報が共有されていないから、会議の目的が分からないまま、困惑した、意欲の低い状態で出席する人たちも出てくるのです。
そこで、行うべきは事前準備です。
設定した会議の目的に沿って、会議資料を事前に作成し、配布する。受け取る側は、それらの資料に目を通しておく。何を発言するか、事前に考えておく。
このような事前準備は、初めは大変ですが、慣れてしまえば簡単なもので、全員が集まった会議での意見交換を活発にしてくれること請け合いです。
また、事前に会議の方向性が明らかになるため、会議に出る意義が感じられ、それぞれの意欲が高まり、目的意識の共有につながることでしょう。