会議の在り方…どんな会議？
悪い会議の作法
会議は定期的に行うものだと、思っていませんか？
残念ながら、定期的な会議は全く効率的とは言えません。
いったい、どのような問題があるのでしょうか？
まず、「週一回」「月一回」などと会議の開催時期が定まっていると、早く処理すべき問題があっても、ついつい「次の会議で議題にすればいいか…」と後回しにしてしまいます。
意思決定、問題処理のスピードを上げたいのなら、定期的な開催に頼っていてはいけません。
また、会議を開くということは、複数の人員を同時に招集するということ。人件費を会議に投入している状態であって、そもそも能率的とは言えません。会議を何のために開くのか？まずはその目的をはっきりさせた上で開くべきです。
定期的な会議で、目的も無く、漫然と人員を招集し、業務の遅延を招いた挙句、マンネリズムに陥ってしまうことは、最も忌むべきことです。
会議の三つの種類
「なんのために？」において、会議には、主に、情報共有・意見交換・意思決定という三つの役割があることに触れました。
これらの役割を踏まえた上で、「会議の種類」を使い分けることが肝要です。
「会議の種類」には、定例会議・少人数ミーティング・二者ミーティングの三つがあります。
定例会議は、「週に一回」「月に一回」など、定期的に行う大規模な会議です。出席者が大人数になりやすく、かつ、問題に応じて開くことはできないため、全体の情報共有に向いており、意見交換には不向きです。
少人数ミーティングは、部署やプロジェクトチームといった少人数で行う会議で、不定期でも比較的開催しやすいものです。定例会議よりも短いスパンで、案件を共有している者どうしで行うため、積極的に意見交換をするのに向いています。
二者ミーティングは、質問や提案をぱっと行い、それに対する意見、あるいは意思決定を瞬時に下す／受け取ることができます。