会議いろいろ…こんな方法がある！
定例会議の工夫
有名企業で採用されている定例会議の工夫をご紹介しましょう。
定例会議が１時間、あるいは、それ以上の時間超過も許されている場合、会議の三つの役割(「なんのために？」参照)のうち優先度は低いが、定例会議では行いやすい、情報共有に時間を費やしてしまいがち。
それを防ぎ、意見交換と意思決定に時間を使うため、事前準備、時間制限、講義録の作成という方法を用いている企業があります。
時間を30分に限り、ファシリテイターを設置して、時間を管理する。短い分、事前資料を配布して目を通してもらい、終わった後にはメンバーに講義録を公開し、さらなる意見をも受け付ける。
このようにすれば、30分集中して意見交換ができるというわけです。
この30分という時間については、人間の集中力が15分周期であることを利用し、前半15分で情報共有(インプット)を行い、後半15分で意見交換(アウトプット)を行う、というやり方もあります。
そもそも会議なんて要らない！？
変わったところでは、そもそも会議をしない、なんてところもあります。
とはいえ、情報共有や意見交換、意思決定は必要ですね。
そういう会社・組織で、どのようにそれらを行っているかというと、「どのように？」で触れた二者ミーティングや、カフェスペースなどで突発的に始まるアイディア交換です。
某有名企業の社長は、会議嫌いで、定期的な会議など開かず、立ち話のように、そのへんで５分だけ話して、情報共有・意見交換・意思決定を済ませてしまう、と言います。
某大学のある研究所では、全面落書き可能な壁面・床にしてあって、アイディアを自由に書きつけられるようにしてあるそうです。休憩スペースの壁も勿論ホワイトボード替わりにできるもので、お茶を飲みながら会話していたら、議論が白熱して、アイディアが壁を埋め尽くし、世紀の発明が生まれてしまう、なんてことも？